Das UID-Bestätigungsverfahren

Die Ausgangslage (Quelle: bmf.gv.at)

Hat ein österreichischer Unternehmer eine innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei behandelt und stellt sich in der Folge heraus, dass die Voraussetzungen gemäß Art. 7 Abs. 1 UStG 1994 nicht vorliegen, ist die Steuerbefreiung grundsätzlich verwirkt. Es sei denn, dass "die Inanspruchnahme auf unrichtigen Angaben des Abnehmers beruht und der Unternehmer die Unrichtigkeit dieser Angaben trotz Anwendung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmannes nicht erkennen konnte. In diesem Fall schuldet der Abnehmer die entgangene Steuer."
 

Damit sich Unternehmer von der Unternehmereigenschaft eines EU-Geschäftspartners überzeugen können, gibt es EU-weit das so genannte Bestätigungsverfahren zur Überprüfung der UID. Die Inanspruchnahme dieses Bestätigungsverfahrens kann ein Hinweis auf die Anwendung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns sein. Seit 2011 hat jeder österreichische Unternehmer die UID-Abfrage verpflichtend über FinanzOnline durchzuführen.

UID Validierung für österreichische Unternehmen

Die Ausgangslage (Quelle: bmf.gv.at)

Hat ein österreichischer Unternehmer eine innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei behandelt und stellt sich in der Folge heraus, dass die Voraussetzungen gemäß Art. 7 Abs. 1 UStG 1994 nicht vorliegen, ist die Steuerbefreiung grundsätzlich verwirkt. Es sei denn, dass "die Inanspruchnahme auf unrichtigen Angaben des Abnehmers beruht und der Unternehmer die Unrichtigkeit dieser Angaben trotz Anwendung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmannes nicht erkennen konnte. In diesem Fall schuldet der Abnehmer die entgangene Steuer."
 
Damit sich Unternehmer von der Unternehmereigenschaft eines EU-Geschäftspartners überzeugen können, gibt es EU-weit das so genannte Bestätigungsverfahren zur Überprüfung der UID. Die Inanspruchnahme dieses Bestätigungsverfahrens kann ein Hinweis auf die Anwendung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns sein. Seit 2011 hat jeder österreichische Unternehmer die UID-Abfrage verpflichtend über FinanzOnline durchzuführen.

Ihre aktuelle Situation

Wenn Sie die eigenen Waren und Dienstleistungen über das Internet (die eigene Website) auch an EU-Geschäftspartner verkaufen wollen, ist die Integration des UID Bestätigungsverfahrens mittels FinanzOnline in die Webshop- oder Warenkorb-Anwendung verpflichtend erforderlich. Aufgrund der Marktgröße sind hierfür von den verschiedenen Webshop Software Herstellern für österreichische Unternehmer keine Standardlösungen zu erwarten.

Achtung: auf Grund von Erkenntnissen des Unabhängigen Finanzsenats schreibt die Finanzverwaltung seit 23.11.2013 die inhaltliche Prüfung der UID auch für inländische Lieferanten zwingend vor (es sei denn, Sie wollen auf den Vorsteuerabzug verzichten). Insbesondere durch diese Änderung der gesetzlichen Grundlagen gewinnt unsere Lösung noch zusätzlich an Attraktivität.

Unsere Lösung

In dieser Marktnische hat die Schultz IT Solutions eine vollständige Lösung dieser Aufgabe geschaffen, die nicht nur als Online Maske verfügbar ist, sondern sich auch mit geringem Aufwand in bestehende Shop-Systeme integrieren lässt.

Die Lösung bietet folgende Funktionalitäten für die Validierung von in- und ausländischen UIDs:
1)   Online Maske für individuelle Einzelüberprüfungen
2)   Online Maske für individuelle Stapelabfragen (mehrere UIDs in einem einzigen Arbeitsschritt)

3)   Überprüfung einer UID über FinanzOnline Webservice
4)   Überprüfung einer UID über den EU VIES Webservice (falls FinanzOnline nicht verfügbar ist)
5)   Überprüfung einer UID über die EU VIES Website (falls auch der EU VIES Webservice nicht verfügbar ist)

6)   Dokumentation aller Schritte der Validierung in einem eigenen Protokoll (Nachvollziehbarkeit)
7)   Überprüfung einer UID nach Stufe 1 (nur UID auf Gültigkeit) oder Stufe 2 (UID zusammen mit Firmenwortlaut gültig)
8)   Regelmässiger Email Versand (täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise) der FinanzOnline Abfrageprotokolle (Beleg gemäß § 132 BAO)

9)   Online Maske für die Anzeige der Validierungsdokumentation (siehe Punkt 6)
10) darüber hinaus lässt sich unsere Lösung auch problemlos in bestehende Webshop Applikationen einbauen
 

Ihr Nutzen

Gerade für die "regelmässige" Überprüfung der UIDs Ihrer Lieferanten ist unsere Standardlösung den Abfragen über FinanzOnline bzw. dem EU Server deutlich überlegen. Sie können ALLE Ihre Lieferanten mit einer einzigen Abfrage validieren! Insbesondere durch die Integration der Abfragen über FinanzOnline, den EU-VIES Service und die EU-VIES Website können Sie Ihren Aufwand für die regelmässige Prüfung der UIDs Ihrer Lieferanten deutlich reduzieren:

• Sie müssen sich nicht extra in FinanzOnline anmelden, um die Prüfung durchzuführen
• Sie können mehrere (alle) UIDs Ihrer Lieferanten in einem einzigen Arbeitsschritt überprüfen
• Falls FinanzOnline nicht verfügbar ist, brauchen Sie die Daten nicht nochmals am EU VIES Server zu erfassen
• Die Bestätigungsprotokolle werden Ihnen vollautomatisch per E-Mail zugestellt

Unsere Lösung reduziert Ihren Aufwand und Ihre Kosten bei besserem Ergebnis!

Kosten

Für die Nutzung der Lösung, sowie den Zugang zu Updates sind laufend EUR 5,00 netto pro Monat zu kalkulieren. Vergleichen Sie diesen Preis doch mal mit dem Risiko, den Vorsteuerabzug auch nur einer einzigen Lieferantenrechnung zu verlieren!

Die einmaligen Kosten für die Integration der Lösung in bestehende Webshop Systeme werden aufgrund der sehr heterogenen österreichischen Webshop Software Landschaft individuell kalkuliert. Sie bewegen sich aber im dreistelligen EURO Bereich.

Wie die Implementierung in Ihrem eigenen Webshop aussieht, klären wir gerne im Gespräch mit Ihnen!