Version 1.08 - Stand 26.07.2017

Was genau passiert mit den Daten der Spender?

Im Rahmen der Abwicklung der Spende für die steuerbegünstigte Organisation werden eine Reihe von Daten vom Spender benötigt. Hier erklären wir detailliert, was mit diesen Daten geschieht. An dem gesamten Ablauf bis hin zur Meldung beim Finanzamt sind mehrere Organisationen beteiligt, die untereinander diese Daten austauschen müssen:

• die spendenempfangende Organisation
• der Service Anbieter (die Schultz IT Solutions)
• das Innenministerium (als Betreiberin des Zentralen Melderegisters)
• die Finanzbehörde,  Finanzministerium (als Betreiberin von FinanzOnline)
• das Bundesrechenzentrum (als Infrastruktur Betreiber für Innenministerium und Finanzministerium)

DVR Meldung an die Datenschutzbehörde

Im Rahmen der Dienstleistungserstellung hat der Service Anbieter die entsprechende Meldung an das Datenverarbeitungsregister (Datenschutzbehörde) bereits Ende 2016 beigebracht. Damit kann die spendenempfangende Organisation einfach auf unsere DVR Meldung zurückgreifen, um die eigene Meldung zeitgerecht durchführen zu können.

Online Spendenformular auf der Website der steuerbegünstigten Organisation

Im Spendenformular auf der Website der spendenempfangenden Organisation können neben dem Spendenbetrag auch noch weitere Daten erfasst werden, welche die Organisation für die Zuordnung der Spende benötigt. Diese Daten liegen in der Hoheit der spendenempfangenden Organisation.

Online Formular "Steuerliche Sonderausgaben ab 2017"

In diesem Formular erhebt der Service Anbieter (die Schultz IT Solutions) im Namen der spendenempfangenden Organisation die notwendigen Daten des Spenders, falls dieser die Spende als Sonderausgabe berücksichtigen möchte. Falls der Spender die Spende nicht als Sonderausgabe berücksichtigen will, werden keine persönlichen Daten erhoben.

Die in diesem Formular erhobenen Daten werden vom Service Anbieter im Auftrag der spendenempfangenden Organisation ausschliesslich zum Zwecke der steuerlichen Behandlung der Spende als Sonderausgabe verarbeitet. Eine weitergehende Nutzung durch den Service Anbieter findet nicht statt. Aus organisatorischen Gründen haben sowohl die spendenempfangende Organisation als auch der Service Anbieter Zugriff auf diese Daten. Der Service Anbieter ist verpflichtet, alle notwendigen Vorkehrungen zu treffen, diese Daten vor unbefugtem Zugriff oder unbefugter Nutzung zu schützen.

Die spendenempfangende Organisation kann die im Formular erhobenen Daten in die eigenen Datenverarbeitungs-Tätigkeiten einleiten und dort weiterverarbeiten. Solche Tätigkeiten sind nicht von der hier formulierten Datenschutz Erklärung umfasst.

Vorname, Nachname, Geburtsdatum

Diese Daten werden vom Service Anbieter zusammen mit dem Spendenbetrag gespeichert. Ferner werden diese drei Informationen an die Stammzahlenregisterbehörde weitergeleitet, um das "verschlüsselte bereichsspezifische Personenkennzeichen für Steuern und Abgaben" (vbPK-SA) zu ermitteln. Dieses vbPK-SA wird vom Service Anbieter ebenfalls bei der Spende gespeichert.

Bei Vor- und Zunamen ist es äußerst wichtig, dass Sie ihn so erfassen, wie auf Ihrem Meldezettel geschrieben! Also bitte den vollen Namen ausgeschrieben und keine Namenskürzel (Poldi, Gerti, Susi). Wenn Sie einen Doppelnamen haben (Anna Lisa) und dieser ist auf Ihrem Meldezettel NICHT mit Bindestrich geschrieben, reicht es, wenn Sie Ihren ersten Namen erfassen. Wenn Ihr Name mit Bindestrich geschrieben ist (Anna-Lisa), erfassen Sie bitte beide Namen.

Postleitzahl des Wohnorts

Für den (sehr unwahrscheinlichen) Fall, dass aus Vorname, Name und Geburtsdatum KEIN eindeutiges Personenkennzeichen ermittelt werden kann, speichert der Service Anbieter zusätzlich noch die Postleitzahl des Wohnortes ab. Diese Information wird ausschliesslich für den gerade beschriebenen Fall verwendet. Die Eingabe dieser Information im Formular ist freiwillig und kann auch unterlassen werden. Wird diese Information vom Spender nicht zur Verfügung gestellt, und ist eine eindeutige Ermittlung des Personenkennzeichens mit den drei zuvorgenannten Daten nicht möglich, kann die Spende nicht korrekt an die Finanzbehörde gemeldet werden. Damit wird die Berücksichtigung als Sonderausgabe verhindert. Der Service Anbieter kann den Spender per E-Mail (falls die E-Mail Adresse des Spenders im Formular angegeben wird) informieren, wenn dieser Fall eintritt. Eine Information des Spenders auf anderen Wegen (Postweg, Telefon, etc.) ist nicht möglich.

E-Mail Adresse des Spenders

Der Service Anbieter speichert auch die E-Mail Adresse des Spenders, um diesen im Rahmen der Meldung an die Finanzbehörde über diese Meldung zu informieren. Die Eingabe dieser Information im Formular ist freiwillig und kann auch unterlassen werden. Wird diese Information vom Spender nicht zur Verfügung gestellt, erfolgt keine Benachrichtigung des Spenders im Rahmen der Meldung an die Finanzbehörde. Diese E-Mail Adresse wird vom Service Anbieter für keinerlei andere Zwecke verwendet, als den Spender über den Status seiner Spende zu informieren.

Für den Fall, dass die spendenempfangende Organisation auf dem eigenen Spendenformular die E-Mail Adresse bereits erfassen lässt, kann (!) sie dafür sorgen, dass jene E-Mail Adresse bereits in das Online Formular "Steuerliche Sonderausgaben ab 2017" mit übertragen und angezeigt wird.

Cookies

Im Online Formular "Steuerliche Sonderausgaben ab 2017" (siehe oben) speichert der Service Anbieter die Eingaben des Spenders in einem Cookie auf dem Computer des Spenders. Auf diese Weise kann das Formular bei einer nächsten Spende (für diese oder eine andere Organisation) mit den Daten des Spenders vorbelegt werden. Eine ggf. vom Spendenformular der spendenempfangenden Organisation mit übertragenen E-Mail Adresse wird aber jedenfalls hier angezeigt (unabhängig davon, ob eine E-Mail Adresse im Cookie gespeichert ist oder nicht).

Meldung ans Finanzamt (über FinanzOnline)

Im Februar des Folgejahres meldet der Service Anbieter im Namen der spendenempfangenden Organisation die Summe aller steuerlich zu berücksichtigenden Spenden jedes Spenders an das zuständige Finanzamt (über FinanzOnline). Pro Spender wird dieser Jahresgesamtbetrag zusammen mit dem vbKZ-SA (siehe oben) gemeldet. Andere Daten des Spenders (Name, Vorname, Geburtsdatum, PLZ des Wohnortes oder die E-Mail Adresse) werden nicht ans Finanzamt gemeldet.

Nachträgliche Änderungen

Der  Gesetzgeber sieht vor, dass ein Spender jederzeit die Zustimmung zur Datenübermittlung ans Finanzamt widerrufen kann. Dieser Widerruf ist an die empfangende Organisation zu richten. Bis zu einer allfälligen Aufhebung dieses Widerrufes werden keinerlei Daten für diesen Spender an die Finanzbehörde übermittelt (damit ist aber auch die steuerliche Berücksichtigung als Sonderausgabe nicht möglich).

Wir empfehlen dem Spender, einen solchen Widerruf per E-Mail an die spendenempfangende Organisation zu richten, und Vorname, Nachname, Geburtsdatum sowie Postleitzahl des Wohnortes in dieser E-Mail zu nennen (damit der Widerruf eindeutig zugeordnet werden kann). Die Organisation kann über die Website des Service Anbieters die Datenübermittlung an die Finanzbehörde für diesen Spender unterbinden. Dabei werden sowohl der Spender als auch die Organisation per E-Mail über die Sperrung informiert.

Einschränkung: aus organisatorischen Gründen ist ein solcher Widerruf vom Spender spätestens per 15. Januar des Folgejahres zu melden, damit die spendenempfangende Organisation rechtzeitig vor der Datenübermittlung diese Änderung durchführen kann. Nach diesem Datum vom Spender gemeldete Widerrufe können möglicherweise für das abgelaufene Jahr nicht mehr berücksichtigt werden.

Ob ein Spender auch die ursprüngliche Entscheidung "die Spende nicht steuerlich berücksichtigen zu wollen", ändern kann, ist unserer Ansicht nach derzeit nicht vollständig geklärt. Falls dies gesetzlich gefordert ist, werden wir die entsprechenden Lösungen implementieren.